Версия для печатиОтправить другу

Все знают, что при закрытии проекта необходимо составлять некий документ, называемый lessons learned. У кого-то этот документ является самостоятельным документом, у других входит как часть отчета о закрытии проекта. Этот документ необходим для улучшения качества и упрощения ведения последующих проектов и аккумулирует в себе весь опыт, полученный на проекте. Документ изученные (усвоенные) уроки содержит в себе положительные ситуации, которые возникали на проекте и которые могут быть использованы на других проектах и отрицательные моменты, проблемы и инциденты, а также способы их решения.
Все вышеперечисленное - известные вещи. Но вот подробности, например, когда составляются изученные уроки или как их нужно вести, слабо описаны. Попробую рассказать вам, как мы ведем свои lessons learned.

Прежде всего хочу сказать, что мы ведем документ усвоенные уроки в течении всего проекта и постоянно, т.е. примерно так же, как и журнал вопросов. Это значит, что для того, чтобы занести какой-то пример в изученные уроки мне нет необходимости ждать встречи с командой проекта. Я просто беру и записываю его. Это позволяет не потерять идею, зафиксировать то, что должно быть зафиксировано в lessons learned. Все свои записи мы ведем в Excel файле, выложенном на сервере проектов. У нас используется Microsoft Project Server. В сервере проектов для каждого проекта можно создать рабочую область на Microsoft Sharepoint Services. Плюс данного решения состоит в том, что у вас сразу есть контроль версий и коллективная работа с одним документом. В самом файле у нас есть всего шесть полей:
- Проект
- Номер записи
- Наименование записи
- Ситуация
- Вывод
- Автор
Думаю, стоит еще добавить поле «Дата записи».

Обычно, наши lessons learned отвечают на один или несколько вопросов из списка, приведенного ниже:
- Что было сделано правильно, а что нет
- Какие ошибки были допущены?
- Что можно было сделать лучше?
- Что бы вы сделали иначе?
- Какие уроки можно почерпнуть на будущее?
- Упущенные возможности

Источником изученных уроков, часто становятся встречи, в общем-то, предназначенные для других целей. Например, во время обсуждения рисков могут возникнуть идеи, которые проверяются и фиксируются в изученных уроках. Я их записываю себе в ежедневник, а после проверки переношу в файл.
Разумеется, используются и традиционные способы пополнения изученных уроков. Встреча с командой управления проектом и разбор, что сделано хорошо, что могло быть сделано лучше и т.д.
По поводу мотивации руководителя проекта писать или изучать lessons learned могу сказать следующее: тот, кто один раз прочитал грамотно написанные изученные уроки, впоследствии всегда будет их читать, т.к. польза от них очень чувствительна. И никаких дополнительных действий для мотивирования руководителя проекта читать lessons learned не требуется. Молодых руководителей проекта, можно обязать вписывать наименования проектов, по которым были прочитаны изученные уроки в один из документов при инициации проекта. Ну, а обязать написать lessons learned – вообще просто. Достаточно установить правило, что руководитель проекта не может закрыть проект до тех пор, пока lessons learned не будут написаны. Вот, наверное, и все, что я хотел сказать. Удачи вам в ваших проектах!