Версия для печати
Отправить другуДанная статья предназначена для новичков в управлении проектами. Если вы знаете что именно из себя представляет устав проекта, то можете смело пропускать данную статью.
В настоящее время, большинство руководителей проектов знают (по крайней мере, приблизительно) что такое устав проекта. Попробуем разобраться, что же это такое в точности и зачем оно нужно.
Если вы работаете в консалтинговой компании то, скорее всего, вы не сталкиваетесь с необходимостью формирования устава проекта. Наиболее вероятно, что у вас в компании инициация проекта происходит следующим образом:
1. Вы, как руководитель проектов, получили некое сообщение о том, что есть возможность выполнить проект. Это может быть RFP (запрос на предложение), которое вам передали из отдела продаж с просьбой помочь в подготовке коммерческого предложения, а может быть приглашение, пришедшее от вашего руководителя, с назначением на новый проект. В любом случае, вы знаете, что проект начинается.
2. Подготавливается контракт на проект. Вы, проработав примерный список работ и прикинув стоимость, совместно с руководителем заключаете контракт с Заказчиком.
3. Вы начинаете работу.
В данном случае, роль устава проекта выполняет контракт. Он наделяет вас полномочиями, и он же диктует вам рамки проекта. Согласно контракту вы выполняете и оцениваете работу.
В случае, если проект внутренний, необходимо писать устав проекта. Для чего? Причин множество.
Первая и самая простая – устав является формальным объявлением начала проекта. Как вы сможете оценить, сколько длится проект, если вы не знаете, когда именно он начался? С даты подписания устава отсчитывается длительность проекта.
Вторая цель – закрепление полномочий за руководителем проекта. Проект может стартовать, но как вы будете руководить им, если у вас нет полномочий? Обычно, внутри компании, устав проекта подписывается значимым лицом (генеральным директором или его заместителем). Таким образом, получив устав проекта, менеджер проекта формально объявляет, что данный проект это не его личная прихоть, за ним стоит руководитель организации, который считает необходимым выполнить этот проект и для достижения этой цели предоставляет руководителю проекта определенные полномочия.
Третья цель устава проекта – зафиксировать первоначальные цели проекта. Ведь в процессе выполнения проекта, его цели могут меняться, в связи с чем, будут изменяться и сроки. В этом случае, руководитель проекта имеет возможность показать взаимосвязь между изменением целей и изменением сроков.
Четвертая цель устава проекта озвучить руководству в общих чертах риски, связанные с возникновением проекта и с работами на проекте. Когда запускается новый проект, возникают риски с ним связанные. Эти риски опасны не только для самого проекта, но могут быть опасны и для организации в целом. Соответственно, все начальные риски, которые вы идентифицировали, помещаются в устав проекта и озвучиваются руководству.
Часто, в устав проекта добавляют положение о создании управляющего комитета, но это уже индивидуально. Если положение об управляющем комитете не добавлено в устав, его можно включить в другой документ.
Часто устав проекта называют контрактом для внутренних проектов. Это неверно, т.к. устав проекта не служит для фиксирования каких либо договоренностей между сторонами проекта. Он служит только для тех целей, которые я озвучил выше. Не нужно стараться сделать из устава проекта что-то большее - он для этого не предназначен. Попытки напихать в устав проекта как можно больше информации обычно приводят лишь к увеличению сроков согласования устава и противоречиям в документах.
Составляется устав проекта, обычно руководителем проекта, а утверждается Спонсором проекта и Заказчиком проекта.
Успешных вам проектов!
- Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы получить возможность отправлять комментарии
- Версия для печати
- Отправить другу
Вопрос-то не один :)
Но, в принципе, в статье написано:
"В данном случае, роль устава проекта выполняет контракт. Он наделяет вас полномочиями, и он же диктует вам рамки проекта. Согласно контракту вы выполняете и оцениваете работу.
В случае, если проект внутренний, необходимо писать устав проекта."
Это наиболее распространенная ситуация для подрядчиков, насколько я знаю. Т.е. устав у консалтинговых компаний для клиентских проектов не пишется, т.к. все задачи для которых он создается решаются с помощью контракта. Нужно помнить, что документы создаются для решения каких-то конкретных задач. Если вам необходимо отнести расходы пресейла на проект, то никто не запрещает вашей организации выработать правила, с какого именно момента считать проект запущенным (с момента назначения менеджера проекта, с момента презентации или любого другого). Т.е. в каждой компании подписание устава происходит по-разному, равно как и подписание контракта.
Дата как и у любого другого документа должна быть. Если вы подписали устав, или контракт, значит проект стартовал. В MS Project можно указать любую дату, смотря для чего вы его используете. Вы можете начать планирование с пресейла, с момента заключения контракта, с даты, указанной в контракте. Опять же все зависит от внутренней политики вашей компании.
Я бы предложил два варианта.
1) При передаче проекта от продающего подразделения к проектному менеджеру (еще до подписания контракта, но после выигранного тендера) оформлять устав проекта.
2) Подписан контракт. Он дает старт проекту.
Затем в фирме подрядчике подписывается устав (в уставе, назначется РП, наделяется полномочиями).
Мое мнение - логичнее подписывать устав до подписания контракта, т.к. менеджер проекта все равно участвует в составлении контракта, оценке работ и т.д. И ему нужно учесть свое потраченное время на проект. Или у вас РП не участвует в написании контракта?
Дата контракта может не соответствовать дате старта проекта, т.к. контракт может быть одним из результатов проекта, например, если первым этапом проекта является тендер.
Честно говоря PMBoK наизусть не знаю :)
На мой взгляд, нужно опираться на цели. Для чего вам устав проекта?
Если для формальной сертификации PMP, то вы зря смотрите 3-е издание, в четвертом издании формулировка изменена (а насколько я знаю, экзамен сейчас сдается по четвертому изданию PMBoK). Кроме того, на мой взгляд здесь нет противоречия, в между "Группа процессов инициации (рис. 3-6) служит началом проекта (фазы проекта), а выход определяет цели и ставит задачи проекта," и "а выход процесса "Разработка устава проекта", относящегося к группе процессов инициации, являюется устав проекта". Просто от устава начинается отсчет проекта, вот и все. Ну и наконец, PMI понимает, что все проекты разные, потому и рекомендует выбирать что и как из PMBoK использовать. Т.е. предоставляет менеджеру проекта инструмент в виде свода знаний, который каждый использует по-своему, а не следует слепо рекомендациям других людей. Поэтому я и спросил, для чего именно вам нужен устав.